Se préparer à la vérification comptable

Logiciel comptable

Le lien Google Drive qui vous permet d’accéder à votre comptabilité vous a été envoyé précédemment par courriel.

Dès que votre entreprise fait une vente, un paiement ou un achat, vous devez remettre l’information, les factures ou les reçus à votre VP finances, afin que celui-ci puisse maintenir votre comptabilité à jour en tout temps. La meilleure façon de maintenir la comptabilité de votre entreprise à jour est d’inscrire l’information dans votre logiciel comptable à mesure que les actions sont faites.

Assurez-vous de conserver un inventaire de votre production, un registre des ventes, ainsi que vos factures et vos reçus. Des exemples de ces documents sont accessibles dans vos onglets du logiciel comptable. Tous ces documents sont des références et des preuves. Vous pourrez les consulter au besoin afin de vous assurez que tout les éléments correspondent et soient en ordres.

Le seuil de rentabilité et le grand livre

Consulter le document de formation sur le logiciel comptable : Logiciel de comptabilité 

 

Le jour J

  • Assurez-vous de pouvoir accéder à votre logiciel comptable sur Google Drive.
  • N’oubliez pas d’apporter votre carnet de chèque pour pouvoir payer vos frais fixes et taxes.
  • Vous pouvez également apporter votre petite caisse.
  • Ayez en main, votre inventaire de production, vos registres de ventes, ainsi que toutes vos factures et vos reçus. Il sera plus facile pour votre vérificateur de valider l’information et vous serez également en mesure de lui fournir des preuves s’il en a besoin.

Frais fixes et taxes

C’est lors des vérifications comptables qu’il y aura la collecte des frais fixes et des taxes JELR.

Avant la vérification

  • Valider que vous n’ayez pas d’autres comptes à payer. Si c’est le cas, assurez-vous d’avoir remboursé vos dettes avant de payer le montant des frais fixes et des taxes à J’entreprends la relève.
  • Assurez-vous d’avoir calculé le montant des taxes sur vos ventes dans la période demandée.
  • Vérifier que vous ayez assez d’argent dans votre compte bancaire, afin de payer vos frais fixes et vos taxes par chèque.
  • Prévoir un montant d’argent suffisant, pour continuer de faire fonctionner l’entreprise. Si vous avez le montant exacte des frais à rembourser, vous êtes peut être mieux d’en conserver une partie pour pouvoir faire l’achat de matériaux pour votre production. Le comptable vous proposera alors de faire une entente de paiement.

Pendant la vérification

  • Revérifier que le montant des taxes et frais fixes soient exactes.
  • Ayez en main votre registre des ventes et autres documents de référence.

Après la vérification

  • Faite un chèque à J’entreprends la relève pour vos taxes et un deuxième pour vos frais fixes. Vous pouvez remettre vos chèques à votre comptable.
  • Lorsque vos chèques sont remis, assurez-vous d’inscrire vos chiffres dans votre grand livre sous l’onglet des comptes à payer maintenant payé.
  • Si vous n’êtes pas en mesure de payer le montant des frais fixes et des taxes pour le moment, vous devrez prendre une entente de paiement avec votre comptable. Vous pourrez déterminer les moyens qui vous permettront d’atteindre vos objectifs pour pouvoir effectuer le paiement.
  • Lors de l’entente de paiement, votre comptable vous remettra un contrat a signé. Le but de cette entende est simplement de vous faire vivre une expérience concrète. La vérification comptable vous permet de développer vos qualités entrepreneuriales telles que votre sens de l’organisation, votre assiduité et votre capacité à trouver des solutions rapidement.
  • Enfin, mettez en place les actions qui vous permettront de payer vos comptes.

Trucs et astuces

Avoir vos preuves (factures et reçus). Ces documents sont les meilleures références sur lesquelles vous pouvez vous baser pour justifier vos chiffres.

Poser des questions aux coordonateurs les semaines avant la vérification comptable. Profitez de leur présence, afin de vous assurez que vous avez bien rempli votre logiciel. La comptabilité peut paraître complexe à première vu et il est normal de faire quelques erreurs. Les coordonateur de JELR sont là pour vous soutenir et sont disponibles pour répondre à toutes vos interrogations.

Connaitre votre comptabilité et comprendre vos chiffres. D’où l’importance de poser des questions et de faire vérifier votre logiciel par vos collègues ou/et les coordonateurs de JELR.

Faite vous confiance, tout va bien allez!

Bonne succès!