Ordre du jour et procès-verbal

Ordre du jour

Qu’est-ce un ordre du jour?

« L’ordre du jour est un document qui énumère la liste des questions, points ou sujets qui seront abordés lors d’une réunion ou d’une assemblée, avec l’accord des participants et des participantes. » (bdl.oqlf.gouv.qc, 2019)

Le président de l’entreprise doit préparer l’ordre du jour avant chaque rencontre. Ce document servira à structurer la rencontre pour mieux gérer les courts délais. Le président doit apporter des exemplaires de l’ordre du jour pour ses collègues. Si le président ne peut pas être présent, il est de son devoir de remettre les exemplaires à un membre de son équipe.

Voici un exemple d’ordre du jour

Procès-verbal

Qu’est-ce un procès-verbal?

« Le procès-verbal est, malgré son nom, un acte écrit qui relate officiellement ce qui a été discuté et décidé au cours d’une séance, d’une assemblée, d’une réunion. Son objectif est, en quelque sorte, d’être un “témoin” et de servir de référence dans l’avenir. Le procès-verbal se distingue du compte rendu surtout par son caractère officiel. » (bdl.oqlf.gouv.qc, 2019)

Pour chaque ordre du jour, l’équipe devra faire un procès-verbal. C’est la responsabilité du V.P. ressources humaines de rédiger ce document. Vous pouvez vous baser sur l’ordre du jour pour déterminer les titres de section. Vous devez faire une description des discussions et y inscrire toutes les décisions prises. Cela vous aidera à suivre la progression de l’entreprise, à résoudre des problèmes dus à des oublis ou encore, à la rédaction de votre rapport aux actionnaires.

*Prenez note que le bureau JE peut, en tout temps, demander à voir vos ordres du jour et vos procès-verbaux! Soyez organisés !

Voici un exemple de procès-verbal