En administration, les personnes-cadres doivent souvent rédiger des documents comme des courriels, des comptes-rendus, des rapports de projet ou des présentations. Ces formes de communication sont très utiles pour :
- Informer
- Convaincre
- Présenter
- Recueillir des informations
- Garder des traces
- Négocier
- Se souvenir
- Se structurer
Rédiger un courriel
Un objet clair et précis
Aussi appelé le « sujet », il doit contenir un maximum de 7 mots. Le destinataire doit comprendre rapidement l’objet de votre courriel. Par exemple, vous pourriez nommer votre courriel :
- Demande d’information
- Invitation – Soirée épicurienne du 4 juin
- Compte-rendu de la rencontre de mars
- Proposition de projet – théâtre mobile
Formule d’appel
Forme de politesse, vous pouvez choisir, selon vos relations avec le destinataire, l’appel qui s’adresse le mieux.
- Bonjour Madame/Monsieur
- Salut!
- Bonjour Éric
Le corps
Le corps peut-être une invitation, un envoi d’information ou une question du destinataire. Écrivez votre question ou vos informations clairement. On suggère l’utilisation de phrases courtes et un langage courant et professionnel.
La conclusion
Afin de bien finir votre courriel, vous pouvez faire un rappel ou un souhait. Plusieurs formulations peuvent être utilisées. Voici quelques exemples :
- Au plaisir de vous voir bientôt
- Cordialement
- Passez une agréable fin de semaine
- Respectueusement
Signature
Dans un contexte professionnel, nous signons toujours avec son prénom et son nom. Nous ajoutons aussi notre poste et nos coordonnées pour nous rejoindre, habituellement un courriel et un numéro de téléphone.