Guide de rédaction du rapport aux actionnaires

Avant de débuter

Qu’est-ce qu’un rapport aux actionnaires?

Document dressé annuellement par une entreprise à l’attention de ses actionnaires pour établir le bilan de l’activité de la société et leur permettre de déterminer le champ des décisions stratégiques à venir. (linternaute.fr)

Que doit contenir notre rapport aux actionnaires?

Il doit contenir tous les éléments suivants en plus des éléments que vous jugez pertinents pour votre entreprise!

• Page couverture,
  • vous devez inclure le logo de J’entreprends la relève. Il est disponible sur le site de JELR, dans «Médias» (Jentreprendslareleve.ca).
• Table des matières automatique,
• Mots du président et des vice-présidents,
• Accomplissements et défis des différents départements,
• Conclusion.

À quoi doit-il ressembler?

Il doit refléter VOTRE IMAGE! Vous pouvez changer la mise en page, la couleur, les photos, les graphiques…

Astuce Word

Dans «Mise en page», vous pouvez changer le thème, les couleurs et les polices de base utilisés.

Lorsque vous revenez dans «accueil», la section «style» aura changé. Servez-vous des «styles» pour uniformiser vos titres, sous-titres et texte.

Dans «Références», vous avez l’icône «table des matières». Celui-ci vous propose de créer une table des matières en utilisant les titres et sous-titre des «styles». N’oubliez pas de la mettre à jour avant de finaliser votre document avec votre clic droit !

Dans «Insertion», vous pouvez choisir un modèle pour votre page couverture avec l’icône «Page de garde». Vous pouvez également ajouter des graphiques, des «SmartArt», un en-tête, un numéro de page… Pleins d’éléments pour rendre votre document original !

ATTENTION ! Vouloir trop en faire, c’est comme pas assez, ce ne sera pas attirant et professionnel !

Mot du président et des vice-présidents

Chaque membre de l’équipe doit écrire une lettre aux actionnaires décrivant leur expérience, leurs réussites et leurs défis. Chaque lettre devra être d’une longueur d’environ une demi-page à une page.

Lettre du président

• Présentation de soi
• Présentation de l’entreprise
• Historique de l’entreprise
• Travail d’équipe
• Raisons du succès ou de l’échec de votre entreprise
• Accomplissements personnels, bons coups
• Défis personnels
• Problèmes rencontrés/solutions trouvées
• Apprentissages

Lettre des vice-présidents

• Présentation de soi
• Accomplissements personnels, bons coups
• Défis personnels
• Problèmes rencontrés/solutions trouvées
• Apprentissages

 

Description de l’entreprise

Décrivez brièvement votre entreprise en se basant sur les questionnements de base; qui, quoi, quand, où et pourquoi.

Quelques points à présenter

• Quelle est votre mission?
• Quelle est votre vision?
• Quelles sont vos valeurs? Comment les avez-vous appliquées dans votre entreprise?
• Est-ce que celles-ci ont changé en cours de route?

 

Présentation des membres de l’entreprise

Organigramme

• Noms
• Photos
• Postes
• Petite description de chaque membre

Assiduité

Pour chaque membre de l’équipe, inscrive le taux d’assiduité par période et le total de l’équipe. S’il y a des écarts majeurs, inscrivez la raison.

Exemple

Faits divers

Voici quelques questions que vous pouvez vous poser et élaborer dans cette section.

• Est-ce qu’il y a eu des changements de poste?
  • Quels postes
  • Raisons des changements
  • Bénéfices
• Est-ce qu’il y a eu des ajouts de membre dans l’équipe?
  • Quels postes
  • Raison des ajouts
  • Bénéfices
• Est-ce qu’il y a eu des démissions ou des mises à pied?
  • Démarches entreprises par l’entrepreneur ou l’entreprise
  • Raisons et solution
• Y avait-il un contrôle des présences? Quel était-il?
• Avez-vous eu des défis de motivations? Quelles étaient les méthodes de motivations des membres? (Activité, collation, etc.)
• Avez-vous eu des chicanes ou des désaccords? Comment les avez-vous réglés?
• Quels étaient vos moyens de communication? Étaient-ils efficaces?

Présentation de l’offre

Dans cette section, parler de votre produit, des matériaux, des achats, de la chaîne de production, etc. Comparer  votre prototype et votre produit à la fin de l’année. Est-ce qu’il y a eu des changements?

Vous pouvez partir de vos descriptions de votre plan d’affaires! N’oubliez pas, l’important est de nommer les changements et les impacts de ces changements!

Besoins

Décrivez le besoin auquel vous répondez avec votre produit. Est-ce qu’il a changé en cours d’année?

Clientèle cible

Décrivez votre clientèle cible. Est-ce que vos clients étaient ceux que vous visiez au début?

Description et photo de votre produit

Vous pouvez vous inspirer du document «un bon produit» de votre cartable!

• Utilité du produit;
• Matière première;
  • Est-ce que certaines matières ont changé?
  • Contrôle de la qualité
• Caractéristiques particulières;

Description et photo de la chaîne de production

• Étapes de production
  • Avez-vous ajouté des étapes?
  • Avez-vous apporté des modifications à la production?
• Temps de production pour chaque étape
  • Est-ce que certaines étapes ont pris plus ou moins de temps?
• Outils requis

Production effectuée

Remplissez un tableau de production par période. Est-ce qu’il y a des écarts majeurs? Pourquoi? Vous pouvez avoir une production d’équipe qui représente la production à la chaîne lors desquels plusieurs membres ont participé. Vous pouvez également avoir des productions individuelles.

Exemple :

Comparer votre production versus vos prévisions du plan d’affaires. Avez-vous produit moins ou plus? Pourquoi?

Faits divers

Voici quelques questions que vous pouvez vous poser et élaborer dans cette section.

• Est-ce que nous avions une politique de sécurité lors de la production?
• Est-ce que nous avons reçu une formation relative à la production?
• Est-ce que nos fournisseurs ont changé en cours d’année? Pourquoi?
• Est-ce que le prix du produit a changé? Pourquoi?

Les activités clés

Événements

Décrivez chaque événement auquel vous avez participé. Pensez à ajouter une ou des photos! Quel a été l’impact de cet événement? Qu’avez-vous appris?

Exemple d’événements

• Événement de vente JELR
• Vente à l’école
• Événement extérieur (que vous avez organisé)

Vente effectuée

Remplissez un tableau des ventes par période. Est-ce qu’il y a des écarts majeurs? Pourquoi? Vous pouvez avoir des ventes d’équipe qui représentent les ventes lors d’événement, par exemple. Vous pouvez également avoir des ventes individuelles.

Exemple :

ATTENTION! Vos ventes doivent concorder avec vos productions! Vous ne pouvez pas avoir vendu plus d’unité que le nombre produit. Si cela se produit dans vos chiffres, essayez de trouver  l’erreur.

Comparer vos ventes versus vos prévisions du plan d’affaires. Avez-vous vendu moins ou plus? Pourquoi? Est-ce qu’un contrat important a changé la planification des ventes?

Campagne de publicité

Décrivez vos méthodes de publicité. Présentez-nous votre carte d’affaires, votre affiche et votre logo.

Quelle clientèle chaque campagne visait-elle? Qu’auriez-vous pu améliorer ? Quels sont vos bons coups? Quels ont été les résultats? Ajouter des photos!

Faits divers

• Est-ce que les clients pouvaient trouver vos produits dans des boutiques?
• Avez-vous entretenu votre page de médias sociaux? Avez-vous reçu des commentaires ou des commandes via les médias sociaux? (Inscrivez vos liens vers vos médias!)
• Avez-vous fait des concours? Est-ce que ceux-ci ont été bien médiatisés?
• Avez-vous passé dans des médias de la région? Journaux, Radio…
• Avez-vous fait des changements dans votre nom ou votre logo? Si oui, pourquoi?
• Est-ce que vous avez fait des modifications à votre site web? A-t-il rejoint sa clientèle cible? (Inscrivez votre lien vers votre site!)

États financiers

Pour chacun des tableaux ci-dessous, analyser vos chiffres. Ces derniers peuvent être recueillis dans votre logiciel de comptabilité. Notez s’il y a eu des changements par rapport à vos prévisions lors de votre plan d’affaires. Qu’est-ce qui a causé ces changements?

Capital de départ

Quel était votre capital de départ?

Qui sont vos investisseurs?

Frais fixes

Frais variables

Si vous avez un item gratuitement, noter 0 $ dans la case. Si vous ne le notez pas, les actionnaires pourront penser que vous avez oublié de le noter! Si vous avez des commanditaires ou des items gratuits, nommez leur provenance.

Seuil de rentabilité

État des résultats

Quel a été le mouvement de la valeur de l’action? Quels sont les événements qui l’expliquent?

 

Remerciements spéciaux

Écrivez une conclusion sur votre expérience.

Vous pouvez remercier vos partenaires et insérer leur logo

Vous pouvez remercier toute autre personne ayant eu un impact sur votre entreprise. Par exemple, des amis qui ont fait de la production, des parents pour leur support, un enseignant, un conseiller, etc.