Conférence de presse

Voici les 6 grandes étapes pour organiser une conférence de presse:

L’invitation est utilisée pour inviter les journalistes à un événement spécifique (lancement, conférence, inauguration). Dans la majorité des cas, les journalistes qui y assistent rédigent des articles /reportages décrivant ces événements.

Ne pas divulguer tous les éléments d’information dans l’invitation. Le but de l’invitation est d’inciter les médias à venir couvrir l’événement. S’ils possèdent déjà toutes les informations, ils ne viendront pas.

On invite qui ?

Les médias
Votre réseau social
Vos employés et collègues touchés par la nouvelles
Vos commanditaires –bailleurs de fonds
Vos partenaires – collaborateurs
Vos organismes locaux. Ex.: boutiques – commerces à proximité, Chambre de commerce, Ville, organismes de tourisme, etc.

Rédiger une invitation

Provenance souvent dans l’entête ou logo de l’organisme
Mention ( Invitation ) dans le haut suivi juste en dessous de la nature de l’activité de presse : CONFÉRENCE DE PRESSE , POINT DE PRESSE …
Titre centré en évidence et accrocheur
Le lieu, la date en début du premier paragraphe suivi d’un tiret.
Dans le paragraphe on y mentionne un formule d’invitation et l’objet de la conférence de presse .
On mentionne quand et où aura lieu la conférence
On y mentionne aussi le nom des individus, dénotant un intérêt pour les médias qui prendront parole.
Information : Coordonnées de la personne à contacter si questions sur la conférence de presse.

Quelques règles

On envoi toujours une invitation médiatique aux médias de 7 à 10 jours avant la tenue de la conférence de presse.
On met toujours notre liste médias dans la section CCI ( copie conforme cachée) de notre boîte courriel. Par respect pour les journalistes !
On effectue un rappel aux médias par téléphone 2 jours avant la conférence afin de voir si ils y seront ou quels journalistes sera délégué. Si on manque de temps on peut aussi faire parvenir l’invitation courriel une seconde fois 2 jours avant.

Le communiqué est un court texte, clairement formulé, dont le but est de transmettre une nouvelle importante. Il s’adresse aux médias.

Rédiger un communiqué de presse

Provenance souvent dans l’entête
Avis de publication annonce l’autorisation de publier dans le temps ( publication immédiate, embargo jusqu’au…)
Mention COMMUNIQUÉ dans le haut en gras en MAJUSCULE
Titre centré en évidence et accrocheur
Le lieu, la date en début du premier paragraphe suivi d’un tiret.
Le premier paragraphe résumé l’essentiel
Les autres paragraphes sont plus en détails
Le – 30 – marque la fin du texte à diffuser
Source: coordonnées de la personne ayant rédigée le communiqué
Information : Coordonnées de la personne à contacter si questions

L’art du premier paragraphe

Le premier paragraphe doit entrer dès le début dans le vif du sujet afin de susciter l’intérêt des gens ou journalistes.
Il ne contient donc pas un sujet amené, un sujet posé et un sujet divisé…
Il doit répondre à ces questions:
QUI ? Qui est concerné par la nouvelle ?
QUOI ? De quoi parle t’on ?
QUAND ? Quand cela aura t‘il lieu ?
POURQUOI ? Pourquoi cet événement à t’il lieu ?
OÙ ? À quel endroit cela se déroule t’il ?

*Le prix est toujours superflus dans le 1er paragraphe

Les paragraphes suivants donnent plus de détails

Quelques règles

Habituellement le communiqué tient sur une page
S’ il a deux pages , on imprime recto-verso
On fait toujours des communiqués aérés
On espaces les paragraphes
Pas d’images dans un communiqué, mais on peut les joindre à notre courriel. Toujours avoir une vignette par contre !
Si votre communiqué est bien écrit, il risque d’être repris intégralement par les journalistes.

Une bonne conférence de presse dure au maximum 20 à 30 minutes ! NE FAÎTE JAMAIS UNE CONFÉRENCE TROP LONGUE !!! VAUT MIEUX COURT QUE LONG !!!!! Pas plus de 3 à 4 intervenants pour les prises de parole. L’ordre des prises de parole et le nom des intervenants peut être inscrit sur une feuille qui aura pour titre : DÉROULEMENT. Cette feuille pourra être glissée dans la pochette de presse remise aux médias à leur arrivée.

Maître de cérémonie

Dans chaque conférence de presse il y a un maître de cérémonie qui introduit les personnes prenant la parole. Le rôle du maître de cérémonie est neutre, il ne prend pas position, il accueil et met en relation. Il dirige le déroulement et voit à la bonne gestion du temps. Il débute et met fin à la conférence.

Le protocole de prise de parole

Lors d’une conférence de presse, le protocole se montre relativement souple. La personne qui reçoit les invités doit discourir en premier suivi par les techniciens/employés et/ou les fournisseurs : les conférenciers les plus importants doivent s’exprimer en dernier. Il est conseillé de garder une dizaine de minutes pour les questions. Par contre, la plupart des médias vont préférer interviewer les conférenciers individuellement après les allocutions et la période de questions.

L’accueil des invités

Idéalement, une table est mise à l’accueil, sur laquelle est disposée des pochettes de presse. Une personne se tient tout près et remet les pochettes Cette personne:

Peut prendre les présences
Indique le vestiaire
Indique les salles de bain
Indique la salle de la conférence
Avise le MC de l’arrivée de tous les intervenants à prise de parole
Avise le MC de l’arrivée des médias

La visibilité

Le comité responsable doit s’assurer que la visibilité aux partenaire est donnée:

Roll-up de la Fondation bien disposé
Coroplastes si lieu
Carte de l’artiste
Espace pour la prise de photo officielle à la fin

Les journées idéales pour faire un conférence de presse sont du mardi au jeudi. Les médias se déplacent rarement en soirée, en style 5 à 7 inaugural, trop tôt le matin ou les week-end. Les heures idéales pour tenir une conférence de presse sont 10 h, 11 h, 14 h, 15 h.

L’installation de la salle

Disposition style conférence : micro et lutrin au devant, chaises en nombre adéquat, allée au milieu pour télévision et déplacements, éclairage adéquat, espace à l’arrière pour personne debout, table pour déposer les pochette de presse à l’arrivée, salle fermée, léger goûter et breuvage.

Avoir sa liste de contrôle

Signalisation adéquate vers la conférence (indications du lieu et accès au stationnement)
Installation de la salle (chevalet, nombre suffisant de chaises/tables, éléments de décoration…)
Vérification du matériel technique : test de son avec micro, test pour présentation visuelle si lieu
Photographe si nécessaire
Pochettes de presse prêtes
Eau pour allocutions
Café chaud et prêt une demie heure avant !

La séquence de la conférence

Accueil des médias et invités par le maître de cérémonie et remise des pochettes de presse
Début de l’intervention au micro du maître de cérémonie qui invite les invités à prendre place
Mot de bienvenue du maître de cérémonie
Allocution no 1 -2-3 …
Mot de la fin du maître de cérémonie
Prise de photos et entrevues individuelles
De retour à son bureau, on envoi le communiqué aux médias via courriel. Si on a pris des photos de la conférence, on en met quelques unes dans ce courriel.
Dans les jours qui suivent, on fait une revue de presse.

À chaque média qui entre dans la salle, le maître de cérémonie ou autre personne remet une pochette de presse

Contenu de la pochette:

Face droite : le communiqué
Face gauche : le déroulement
Sous le déroulement : dépliants, cartes d’affaire, brochure de présentation, informations supplémentaires, images imprimées ou autres objets promotionnels pertinents à la conférence de presse.

UNE REVUE DE PRESSE EST UN DOCUMENT QUI SERT SIMPLEMENT D’AIDE-MÉMOIRE SUR L’ACTUALITÉ D’UNE PÉRIODE DONNÉE.

Dans les jours qui suivent une conférence de presse on interroge le web, les journaux et on fait un suivi des médias numériques (télé- radio) pour voir où notre conférence est parue. Cela nous donne notre degré de performance ! Cela nous permet aussi de réajuster notre discours si le message n’est bien interprété ou a mal passé…

Comment on évalue notre performance ?

On fait une revue de presse suite à la conférence de presse
On sonde l’actualité, que ce passait- il en même temps que notre événement ?
On dresse un portrait des médias présents et nombre
On dresse un portrait des invités présents et nombre

Comment on fait ?

Dans les heures qui suivent une conférence de presse on interroge le web, les journaux et on fait un suivi des médias numériques (télé- radio) pour voir où notre conférence est parue:

Dans une présentation Word
Page de présentation avec le nom de l’événement et la date
Chaque page qui suit présente une découpure de journaux ou article web avec l’article complet et la date de parution bien indiqué
Pour les entrevues- reportages télé ou radio qui se trouve sur le web, on produit une page à la fin avec les liens web, en identifiant bien le média
Pour les entrevues – reportages télé ou radio qui sont indisponibles sur le web mais que l’on a vu ou entendu, on note leur parution sur une page aussi avec la date de diffusion.
À la toute fin de ce document on fait un tableau avec les noms des médias et invités présents.

Trucs 101

Sur place, lors de la conférence se préparer une feuille avec tous les invités incluant les potentiels médias présents et cocher qui est là ou pas directement sur place ! Cela facilitera votre bilan !!!!

Tout de suite après la conférence écouter les bulletins de nouvelles locales, régionales et émission de radios pour entendre les reportage et les noter.