Les formes
Les communications servent à partager et à échanger différents types de messages avec d’autres personnes. Au travail comme dans nos vies personnelles, nous sommes appelés à utiliser différentes formes de communication.
Verbales : Forme de communication basée sur la parole dans le but d’exprimer un sentiment, une opinion, un besoin, une idée, etc. Elle peut être composée de sons, de bruits et de mots venant de différents dialectes.
Non verbales : En plus des mots, le non verbal du destinateur est très important dans la transmission des messages. Par exemple, on peut remarquer les mimiques faciales, la posture, l’intonation, les gestes, etc. Plusieurs émotions seront perceptibles avec ces informations comme de la tristesse, du stress ou de la joie. Attention de toujours poser des questions à votre destinateur si le non verbal ne correspond pas avec le verbal. On ne doit pas sauter à des conclusions hâtives!
Écrites : Si nous pouvons souvent entendre l’expression, « Les mots s’envolent, les écrits restent », ce n’est pas pour rien. De nos jours, les communications écrites prennent différentes formes telles que les blocs-notes, les comptes-rendus, les E-mails, les SMS, etc.
Codes divers : Différents codes ont été inventés au fil des années pour communiquer plus efficacement ou en secret. On peut penser au code Morse international, au langage des signes pour les malentendants ou à l’alphabet phonétique de l’OTAN.
Les erreurs de communication
Dans les différentes organisations, il y a souvent des erreurs de communication qui crée des malentendus, des chicanes ou des retards dans des projets.
Lors des échanges, il y a 3 facteurs clés :
- Le destinateur : Réel ou fictif (exemple : message publicitaire)
- Le message
- Le destinataire
Type d’erreur :
- Le destinateur et le destinataire n’utilisent pas le même langage;
- Il y a un manque de contexte ou de connaissance dans l’un des 3 facteurs;
- Le destinateur ne donne pas son message clairement;
- Le destinataire ne comprend pas le message clairement;
- Il y a un manque d’ouverture ou de volonté de la part d’un des facteurs clés;
- Etc.
Le retour du destinataire
La rétroaction ou le retour du destinataire est très important afin d’éviter des erreurs de communication. Le destinataire peut repérer des signes visuels comme un signe de la tête, des yeux foncent ou un penchement de la tête. Il peut aussi poser des questions à son destinataire afin de valider sa compréhension. Si une erreur s’est glissée dans le message, c’est le meilleur moyen de corriger la situation.
Trucs et astuces
Voici 5 trucs et astuces pour vos communications!
1. S’adapter à son public
Il est important d’utiliser le bon registre de langue et de vulgariser ses propos. On entend par « vulgariser » de simplifier ses explications afin que le destinataire comprenne bien le sujet.
2. Aération du texte/débit de la conversation
Que ce soit à l’orale ou à l’écrit, c’est important de prendre des pauses, de respirer et de donner le temps au destinataire de bien comprendre le message.
À l’écrit, aère ton texte avec des paragraphes, des titres, des images, des graphiques, etc.
À l’oral, fais des pauses et demandes à ton interlocuteur s’il a bien saisi ou s’il a des questions jusqu’à maintenant.
3. Simplifier votre écriture
Il est inutile de partir sur de long monologue ou de faire des phrases sans fin.
Exemple : Le bel événement fut un succès qui marquera les souvenirs des amis, des familles et des citoyens présents et qui on permit que je prévoie un grand espace vert pour l’événement.
L’événement a été un succès mémorable pour les participants. Nous avons pu prévoir un espace vert pour les accueillir.
4. Diviser son message par idée
Pour garder l’attention du destinataire, on doit pouvoir organiser son message et avoir un fil conducteur. Dans un texte : un paragraphe, une idée.
5. Corriger son texte !!!
Un texte mal écrit ne sera pas professionnel et perdra de la crédibilité. Plusieurs outils de correction sont disponibles pour vous aider.